Mejlfloden: regler och förbud eller smartare lösningar?

IDG rapporterar att företagen drunknar i floder av e-post . Svenska it-chefer kämpar enligt artikeln med problemen att samtidigt kunna arkivera mejl och hitta dem igen på ett smart sätt. För att kunna handskas med mejlfloden har företagen tvingats införa stränga regler för både vem som de anställda får skicka mejl till och hur stora mejlboxarna får bli.

Jag har affärsbekanta som utan vidare kan få 300 mejl per dag. En handfull är väsentliga, resten är ängsligt cc:ade från kollegor som inte vågar riskera att bli anklagade för att inte informera tillräckligt. Det är ju så enkelt att klämma in en handfull mejladresser i mejlets cc-fält.

Men är lösningen verkligen regler och förbud? Vi som står bakom dashnotes tycker att smartare lösningar är ett bättre sätt. Skaffa dashnotes för företaget, avdelningen eller teamet och cc:a ditt dashnoteskonto istället för dina kollegor. Det innebär inte bara att de kan hålla sig informerade när de har tid, utan också att man enkelt kan kommentera och redigera samt inte minst automatiskt skapar ett sökbart arkiv.

Tar man ännu ett steg längre och använder dashnotes för att samarbeta fullt ut, kan du direkt få bort alla mejl med bifogade word-dokument, excel-filer, bilder och annat. Istället kan du skriva dina texter rakt in i dashnotes och lägga till länkar, bilder och multimedia. Och självklart lägga till alla typer av filer, inklusive word och excel. Dina kollegor kan kommentera och redigera din information - och blir något fel - ja, då finns en fullständigt versionshantering där ni enkelt kan gå in och ta fram tidigare versioner.

Du slipper alltså all mejl pingpong där ingen är riktigt säker på vilken version av det bifogade dokumentet som är det senaste eller vem som egenligen kommenterat vad.

Låter det bra? Anmäl dig som betatestare. Vi släpper första betaversionen snart!