Att lägga till filer

Du kan lägga till en fil, eller flera, till nästan allt i Dashnotes - sidor, kontakter, att-göra-uppgifter, meddelanden, kalenderhändelser och så vidare.

Dina filer kan vara i vilket filformat som helst. Lägger du till en bildfil i ett format som din webbläsare kan läsa, alltså med en ändelse som jpg, png eller gif, behöver du bara klicka på länken för att se bilden. Den öppnas då i ett nytt webbläsarfönster eller en ny webbläsarflik beroende på hur din webbläsare är inställd. 

Du kan även läsa pdf-filer genom att klicka direkt på länken – under förutsättning att din webbläsare stöder det. Andra typer av filer laddas ner till din dator som vanligt när du klickar på länken med filens namn. Apple iWorks-filer måste komprimeras innan de laddas upp (med .zip, .sit eller liknande).

Att lägga till en fil

Du kan ladda upp filer till alla sidor, meddelanden, kontakter, att göra-uppgifter och kalenderhändelser i Dashnotes. Länken för att lägga till filer för något ligger längst ner på sidan. Klicka på länken "Ladda upp ett dokument" för att öppna boxen så att du kan ladda upp en fil. Om det redan finns uppladdade filer står där istället exempelvis "2 dokument & filer".

I formuläret väljer du vilken fil du vill ladda upp genom att klicka på knappen och navigera fram till filen i ditt filsystem. Du har även möjlighet att skriva en beskrivning till filen, t.ex. vad den innehåller eller om det är en ny version av en tidigare uppladdad fil. När du klickar på "Ladda upp" laddas filen upp till Dashnotes och sidan laddas om. Observera att vi satt en gräns på filstorleken till 100 MB.

Att hitta filer

Du ser samtliga filer som tillhör en grupp – oavsett vilken funktion du har bifogat dem till – genom att klicka på "Filer" i vänsterkolumnen. För att se alla filer du har tillgång till, oavsett vilken grupp de ligger i, klicka på fliken "Översikt" och därefter på "Filer" i vänsternavigationen.

Under funktionen "Filer" listas alla filer med namn, information om vilket typ av objekt (sida, meddelande, kontakt o.s.v.) filen tillhör samt vem som laddat upp den och när.

Eftersom det kan finnas flera filer inom Dashnotes som heter samma sak, är det av säkerhetsskäl inte möjligt att ta bort filer från denna vy. Vill du ta bort en fil måste du klicka på länken för att komma till det objekt som filen tillhör och ta bort filen därifrån.

Ta bort filer

För att ta bort filer måste du gå till det objekt – en sida, kontakt, att göra, händelse eller meddelande – som filen tillhör och öppna filboxen längst ner på sidan. I boxen listas alla filer. Klicka på den röda ikonen längst till höger på raden för den fil du vill ta bort. Observera att du bara kan ta bort filer som du själv laddat upp. Administratörer kan dock även ta bort andra användares uppladdade filer om det behövs.

Att skapa ett filarkiv

Du kanske är van vid att filer ligger i en mappstruktur. Så har vi valt att inte göra i Dashnotes därför det ofta kan bli svårt att hitta för andra. Det enklaste och tydligaste för både dig och dina medarbetare är naturligtvis att du lägger till filer till det innehåll som filen rör; till en sida, en kontakt eller en att-göra-uppgift.

Ibland kan det dock vara smidigt att samla vissa filer som är allmängiltiga på ett ställe. Om du vill ha ett rent filarkiv för hela företaget, föreslår vi att du skapar en grupp som heter "Filer". Därefter skapar du sidor för alla de olika kategorier av filer som ni använder. Det kanske är brevpappermallar, logotyper, ekonomi och marknadsföring. Skriv gärna en text om vilka filer som finns bifogade till varje sida och lägg till nyckelord som gör sidan lätt att hitta när man söker. Därefter är det bara att ladda upp rätt filer till rätt sida.