Grunden för Dashnotes: Grupper och flikar

Dashnotes är byggt för att det ska vara enkelt för dig att organisera och dela med dig av din information. Grundläggande i hur du organiserar information inom Dashnotes är något vi valt att kalla för grupper.

Här ovan ser du fyra flikar. Två av dem finns alltid när man startar ett nytt Dashnotes-konto; översikt och en standardflik som har samma namn som din sajt, i detta fall "dashnotes".

Alla flikar ovan, utom översikt, representerar en grupp. Grupper är ett sätt att organisera information inom Dashnotes. Det kan till exempel jämföras med ett filsystem där du organiserar information genom att skapa kataloger. I Dashnotes organiserar du information genom att lägga den i olika grupper.

Genom att skapa grupper kan man även låta olika användare inom Dashnotes-kontot få tillgång till olika information. Användare har bara rätt att se information från de grupper användaren är medlem i. Därmed kan man t.ex. låta ekonomiavdelningen ha en egen grupp där de kan ha information som inte är tillgänglig för resten av företaget.

Det är du och din verksamhet som bestämmer hur informationen ska organiseras i grupper. Exempel på grupper kan vara efter funktion i företaget t.ex. marknadsföring eller ekonomi, vilken information som ska finnas i gruppen, t.ex. kontakter eller tidrapporter, eller så att olika avdelningar eller arbetsgrupper på företaget har sina egna grupper. Andra exempel kan vara att ha gruppen "Kunden X" där du samlar allt om en kund eller "Projekt Y" där du bjuder in dina kollegor internt att jobba tillsammans på ett projekt. Du kan även ha dina egna privata grupper med sådant som bara du ska se. Som sagt, är det du och din verksamhet som avgör hur just er information ska organiseras. Du är dock aldrig låst till en grupp utan all information kan flyttas från en grupp till en annan i efterhand, om man ändrar sig.

I exemplet ovan finns tre grupper. Gruppen vi är inne i – den vita fliken på bilden – är kontots standardgrupp. Alla interna medlemmar i Dashnotes-kontot har alltid tillgång till standardgruppen. När man är inne i en grupp finns alltid en text under flikarna som ger information om gruppen synlighet och medlemmar. Om det finns externa medlemmar i gruppen eller om en viss grupp är privat så anges detta här.

I kontots standardgrupp samlar man med fördel sådant som gäller hela företaget. Den är bra att använda för att sådant som ska vara gemensamt för alla användare, från företagsnyheter, policies, brevpappermallar och logotyper till att gemensamt jobba på företagsgemensamma dokument och planera företagsfesten. De andra två grupperna i exemplet, "utveckling" och "privat", är skapade grupper. Utveckling är i detta fall en grupp där utvecklingsavdelningen samlar sin information: projekt och att göra-uppgifter, utvecklingsmöten bokade i kalendern, sidor med specifikationer och testprotokoll etc. Dessutom har användaren i exemplet skapat en egen privat grupp. Om en grupp är privat har den bara en medlem och ingen information i gruppen är synlig för någon annan.

Fliken översikt ligger alltid längst till vänster och här finner du en översikt av allt som händer på din Dashnotes-sajt och i de grupper du är medlem i. Om någon exempelvis skapar en ny sida i gruppen "utveckling" kommer sidan att synas inom gruppen samt på översikten för de användare som är medlemmar i gruppen. Översikten är ett bra sätt att hitta information om du inte är riktigt säker på vilken grupp den där sidan eller kontakten du letar efter, finns. Skapar du en grupp som är privat kommer du att se länkar till den på din översikt, men ingen annan användare kommer att kunna se din privata information.

Skapa egna grupper och flikar

Lägst till höger, efter gruppflikarna, finns ytterligare en flik med ett plustecken. Här klickar du om du vill skapa nya grupper. Du kan skapa så många nya grupper du vill.

Du går även in via länken med plustecknet för att välja vilka grupper du vill visa som flikar. De inställningarna är personliga för dig och påverkar ingen annan användare. Varför skulle du inte vilja visa alla dina grupper som flikar? Jo, med tiden blir de kanske för många, och vi jobbar alla på olika sätt och har olika saker vi tycker är viktiga. Därför överlåter vi till dig att bestämma vad just du vill se. Du kan även ändra ordning på flikarna genom att ta tag i en flik och dra den i sidled.

Vill du gömma en flik klickar du bara på krysset som finns på alla gruppflikar. Fliken försvinner omedelbart, men om du ångrar dig är det bara att klicka på plustecknet och klicka i att gruppen ska visas igen.

Viktigt! Tänk på att om du lägger in ett dokument, att-göra-uppgift eller kontakt i en grupp så visas den där samt på översikten där du hittar all din information samlad. På så sätt kan du enkelt sortera in din information på rätt ställe.

Så funkar det: Huvudvyn och sidokolumnen

Du kan skräddarsy stora delar av Dashnotes så att det precis passar ditt sätt att jobba. När du klickar på en innehållsflik visar Dashnotes som standard en huvudvy till höger, medan du till vänster ser en kolumn med länkar till olika funktioner. Vissa vyer har även en högerkolumn som innehåller ytterligare val som gäller den funktion du är inne på.

Denna vy visar exempelvis en sida. Till vänster visas funktionsnavigationen, d.v.s. de funktioner som finns tillgängliga i den här gruppen. I mitten visas själva sidan och kolumnen till höger innehåller länkar till de senast skapade och uppdaterade sidorna i gruppen.

Du navigerar till olika funktioner genom att klicka på deras namn i funktionsnavigationen. Innehållet visas då i huvudvyn.

Ställ in startgrupp

Om du är administratör för ett Dashnotes-konto kan du enkelt ändra på vilken grupp som visas när en medlem loggar in till Dashnotes. Om man inte har ställt in någon startgrupp hamnar alla medlemmar på sin översiktssida. Ni kanske har annan information som är absolut viktigast för ert Dashnotes-konto. Då kan ni välja att skicka vidare användarna direkt till den informationen. Gör så här:

Klicka på inställningar i menyn uppe i högra hörnet:

Klicka sedan på Ställ in startvy under rubriken Dashnotes-konto. Observera att man måste vara administratör för Dashnotes-kontot för att ha tillgång till detta alternativ. Du kommer till denna sida:

I drop down-listan listas alla grupper inom kontot som inte är privata. Välj vilken grupp du vill att medlemmarna ska komma till när de loggar in och klicka sedan på Spara.

Fortsätt att läsa nedan under rubriken "Skapa din egen arbetsyta" för information om hur man ställer in startvy för gruppen.

Skapa din egen arbetsyta

Om du är administratör för en grupp kan du enkelt ändra på den startvy som presenteras när man först kommer in i gruppen. För att ändra startvyn: klicka på "Administration" funktionsnavigationen. I högerkolumnen listas då de funktioner som finns under Administration. Klicka på "Ställ in startvy för gruppen".

Här bredvid ser du vilka funktioner som du kan välja som startvy när någon öppnar fliken. Här har vi valt att ha Meddelanden som startvy. Det innebär att alla som klickar på fliken för den här gruppen kommer att komma direkt till meddelande-sektionen. Dina olika grupper kan ha olika startvyer beroende på vilken typ av information man jobbar med i gruppen.

Du kan också stänga av visningen av de flesta av funktionerna för en viss grupp. Detta är en bra funktion om man vill att medlemmarna i gruppen enbart ska använda gruppen för en viss typ av innehåll. Ni kanske har en grupp Kunder där ni enbart vill samla kontaktinformation till era kunder. Då kan det vara lämpligt att stänga av alla andra funktioner i gruppen så enbart kontakter visas i funktionsnavigationen. Sök- och administrationsalternativen kommer alltid att finnas med, men övriga funktioner kan du gömma. För att ändra funktioner i en grupp klicka på "Administration" i funktionsnavigationen, sedan på "Administrera funktioner för gruppen" i högerkolumnen.

När du väljer att dölja en viss funktion, innebär det enbart att länken till funktionen inte längre visas i funktionsnavigationen. All information som eventuellt redan finns i de funktioner du döljer finns kvar och du kan självklart välja att visa funktionen igen när du vill.

Du är administratör för de grupper du själv skapat eller om en annan gruppadministratör tilldelat dig administratörsrättigheter.